10 consejos para liderar equipos a distancia

El desempeño del equipo depende de la actitud y aptitud del líder. La pandemia mundial y el aislamiento social preventivo ha impuesto el trabajo a distancia, donde los desafíos de los responsables de equipos se van multiplicando, ya que la habilidad de conducir personas a distancia necesita ser ejercida con distintas herramientas respecto al formato presencial.

Te damos 10 consejos útiles para conducir equipos hacia el mejor resultado posible:

1- Planificar: 

Organizar y gestionar con tiempo las acciones del equipo resultará en un mejor desempeño. Es responsabilidad del líder contribuir a mantener al día el enfoque estratégico, los pilares de los objetivos puestos por la empresa y, a la vez, incentivar a que cada colaborador haga su propia tarea de planificación.

2- Coordinación y timming :

El líder deberá conocer de cerca a cada colaborador para observar su potencial y poder ayudar a potenciarlo.

El timming tiene que ver no sólo con la sincronización de procesos operativos y el seguimiento de agendas, proyectos, tablero de control y otras herramientas, sino de saber cuándo intervenir, cuándo retirarse y dejar desplegarse a su equipo; y, sobre todo, cuando acercarse a los colaboradores que más lo necesitan.

3- Felicitar y reconocer el esfuerzo :

La gestión emocional del equipo a cargo es una de las tareas más relevantes del líder, sobre todo cuando se trabaja a distancia. Aplicar lo que conocemos como salario emocional, es decir, lo que no es retributivo en dinero. Es importante reconocer y alegrarse por los logros individuales y de todo el equipo. Esta habilidad de la empatía se llama compersión, que es ni más ni menos cuando te alegras genuinamente por los éxitos de los demás.

Todo esfuerzo necesita ser celebrado, y hay varias técnicas de facilitación y motivación de equipos en forma remota que se pueden aplicar; entre ellas, el Check in y Check out; feed-forward (feedback hacia el futuro) y dinámicas para mantener al equipo en el nivel de energía, entrega y compromiso necesario.

4- Usar lenguaje apropiado :

Un aspecto relevante del liderazgo de equipos a distancia es la precisión en el uso del lenguaje, ya que muchas interacciones se van a ver restringidas de la decodificación de la comunicación no verbal. De allí que el responsable necesita entrenar al máximo sus habilidades de redacción, comunicación vía chat y en videoconferencias o llamadas grupales.

Es recomendable que los temas sensibles se transmitan y respondan con video de por medio; lo mismo sucede cuando un colaborador necesita transmitir su apreciación sobre un tema relevante. Y siempre tenemos la opción de la videollamada o una reunión formal extendida para abordar los aspectos más críticos de la operación.

El trato amable, la empatía y la comunicación asertiva también son importantes, sobre todo considerando el desconocimiento de por dónde transita el mundo emocional de las otras personas, en qué momento están, cuál es su entorno remoto del momento, entre otros aspectos.

5- Sentido épico del equipo :

Rescatar el espíritu épico de lo que hace el equipo, las historias, pequeñas anécdotas que impregnan el ADN del team, los resultados de éxito y de oportunidades de mejora bien presentados y compartidos con todos, con estrategias que se pueden utilizar.

6- Orientación a metas y resultados razonables :

Aumenta la necesidad de pedir resultados en forma razonable; los equipos viven bajo presión, emocionalidad no demasiado estable en muchas personas y desafíos de distinto tipo.

La tarea del líder es saber gestionar esos estados en forma individual, y luego hacer procesos grupales que involucren a todos, para ser un catalizador no sólo de motivación, sino del espíritu de auto liderazgo que buscará que tenga cada colaborador.

7- Enviar videos cuando se realizan observaciones personales:

Cuando debas dar un feedback con oportunidades de mejora, recuerda empezar siempre con al menos tres aspectos que aprecias de esa persona, y luego, la oportunidad de mejora.

No existe eso que la gente llama "crítica constructiva".

8- Mostrar interés genuino por las personas :

Un líder debe interesarse por su equipo. Una simple pregunta acerca de cómo están, qué desafíos está atravesando una persona en particular, y en qué puede colaborar para mejorar, abren llaves de motivación intrínseca que facilitan su trabajo.

9- Dedicar tiempo a las oportunidades de mejora. Llevar registro "lecciones aprendidas" :

Para capitalizar este proceso es necesario formalizarlo, y el líder junto a los miembros pueden llevar un registro de los aprendizajes. Se trata de un documento, una carpeta compartida en el servidor y registros de qué inconvenientes tuvieron y cómo los resolvieron.

10- Saber cómo pedir y cómo delegar tareas :

El proceso de delegación necesita ser completamente claro y transparente a la hora de liderar a distancia.

El delegar incluye varias etapas: no se trata sólo de indicar qué trabajo debe hacerse. El primer paso consiste en tomar tiempo con las personas involucradas para explicar el proceso que se va a seguir.

Segundo, explicar muy claramente el propósito de la tarea a realizar, es decir, el "para qué" lo haremos y por qué es importante para la empresa.

En tercer lugar, solicitar a los colaboradores que expliquen desde su perspectiva cuáles serían las mejores prácticas para obtener un resultado exitoso.

El cuarto paso, será el líder quien haga observaciones o sus agregados a lo que se ha planteado (recomiendo que lo haga a través de preguntas poderosas, abiertas, que invitan a ampliar horizontes de acción).